«База персональних даних»

«База персональних даних»

Основний закон України – Конституція України, у статті 32 проголошене право людини на невтручання в її особисте життя. Крім того, не допускається збирання, зберігання, використання, поширення конфіденційної інформації про особу без її згоди, крім випадків, визначених законом, і лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.

З метою конкретизації права людини, гарантованого статтею 32 Конституції України, та визначення механізмів його реалізації 1 червня 2010 року Верховною Радою України було прийнято Закон України «Про захист персональних даних» (далі – Закон), який набрав чинності з 1 січня 2011 року. Предметом правового регулювання Закону є правовідносини, пов’язані із захистом персональних даних під час їх обробки.

 Поняття «персональних даних» наводиться у ст. 2 Закону, відповідно до якого персональними даними є відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована.

Але законодавством України не встановлено чіткого переліку відомостей про фізичну особу, які є персональними даними, задля можливості застосування положень Закону до різноманітних ситуацій, в тому числі при обробці персональних даних в інформаційних (автоматизованих) базах та картотеках персональних даних.

В юридичній спільноті виникають дискусії щодо застосування (не застосування) зазначеного Закону в нотаріаті.

Нотаріат в Україні це система органів і посадових осіб, на які покладено обов’язок посвідчувати права, а також факти, що мають юридичне значення, та вчиняти інші нотаріальні дії, передбачені Законом України «Про нотаріат», з метою надання їм юридичної вірогідності.Правовою основою діяльності нотаріату є Конституція України, цей Закон, інші законодавчі акти України.До обов’язків нотаріуса, закріплених у частині 1 статті 5 Закону України «Про нотаріат» належить здійснення професійних обов'язків відповідно до цього Закону, принесеної присяги і дотриманням правил професійної етики.Крім того частиною 3 статті 5 Закону України «Про нотаріат» передбачено зберігати в таємниці відомості, одержані ним у зв'язку з вчиненням нотаріальних дій.Вичерпний перелік щодо суб’єктів відносин, пов’язаних із персональними даними, встановлений у статті 4 Закону:

- суб’єкт персональних даних (фізична особа, персональні дані якої оброблюються);

- володілець та розпорядник бази персональних даних (володільцем чи розпорядником бази персональних даних можуть бути підприємства, установи і організації усіх форм власності, органи державної влади чи органи місцевого самоврядування, фізичні особи — підприємці, які обробляють персональні дані відповідно до закону);

- третя особа (будь-яка інша особа, якій володілець або розпорядник бази персональних даних здійснює передачу цих даних);

- уповноважений державний орган з питань захисту персональних даних;

- інші державні органи та органи місцевого самоврядування, які здійснюють захист персональних даних.

Таким чином, нотаріус не є володільцем або розпорядником бази персональних даних. Нотаріус взагалі не є суб’єктом відносин, пов’язаних із обробкою персональних даних.

Відповідно до статті 2 Закону база персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних. Тобто база персональних даних — це не просто безсистемний набір персональної інформації, це певне її угрупування. Закон закріпив дві форми існування бази персональних даних: 1) електронна і 2) картотеки. Такий підхід закріплений у всіх нормативно-правових актах, що стосуються персональних даних.У пункті 27 Директиви 95/46/ЄС Європейського Парламенту і Ради від 24.10.1995 р. «Про захист фізичних осіб при обробці персональних даних і про вільне переміщення таких даних» зазначено, що ця Директива охоплює тільки картотеки даних, а не неструктуровані справи, та вміст картотеки даних повинен бути структурований відповідно до визначених критеріїв щодо фізичних осіб, що забезпечувало б легкий доступ до персональних даних. Пункт 7 постанови КМУ від 25.05.2011 р. № 616 «Про затвердження Положення про державний реєстр баз персональних даних та порядок його ведення» встановлює перелік відомостей, які повинна містити заява про реєстрацію бази персональних даних. Серед цих відомостей є інформація про найменування і місцезнаходження бази персональних даних, а саме: - адреса фактичного розміщення - для бази даних у формі картотек; - фактичні адреси зберігання носіїв інформації - для бази даних в електронній формі. Законодавство не містить поняття терміну «картотека», тож цей термін вживається в загальноприйнятому значенні - це систематизована та згрупована певним чином інформація, як правило, у вигляді карток малого формату, де кожна складова є інформаційною одиницею, відомостями про який-небудь об’єкт. У цьому випадку йдеться про персональні дані, отже, картотека персональних даних - це систематизовані та згруповані персональні дані.«База персональних даних» визначена абзацом другим статті 2 Закону України «Про захист персональних даних», відповідно до якого база персональних даних – іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних.Документи нотаріального діловодства та архів нотаріуса, визначені у статті  14 Закону України «Про нотаріат» не є базою персональних даних.

Відповідно до частини 5 статті 14 Закону України «Про нотаріат» архів та документи нотаріального діловодства нотаріуса є власністю держави і відповідно в цьому випадку виключно держава є володільцем та розпорядником архіву .

Весь архів нотаріуса цілком у жодному разі не є базою персональних даних, а картотеки персональних даних, як уже було зазначено, в складі архіву немає. Отже, нотаріусу немає чого реєструвати в Держаному реєстрі баз персональних даних.

Обробка персональних даних - це будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов’язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу (стаття 2 Закону). Тобто обробка персональних даних може мати місце лише в рамках бази персональних даних. А враховуючи те, що архів нотаріуса не є базою персональних даних, нотаріус не здійснює обробку таких даних.

Норми Закону, які не можуть бути виконані у сфері нотаріату: серед прав суб’єкта персональних даних, встановлених пунктом 3 частини 2 статті 8 Закону, закріплено право на доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі персональних даних. Також статтею 16 Закону встановлено право третіх осіб робити запит про надання персональних даних володільцю бази. Проте жодна фізична особа не може мати доступу до архіву нотаріуса;  неприйнятною є вимога, встановлена частиною 2 статті 12 Закону, згідно з якою суб’єкт персональних даних повинен бути повідомлений в письмовій формі про включення своїх даних у базу протягом 10 днів з дня включення; не може застосовуватись до архіву нотаріуса і порядок доступу до персональних даних (стаття 16 Закону), за яким доступ до персональних даних третіх осіб можливий лише за наявності згоди суб’єкта персональних даних. Адже Міністерство юстиції України та управління юстиції здійснюють перевірки діяльності нотаріусів, в ході яких нотаріус зобов’язаний надати всі документи нотаріального діловодства (архіву); не може бути застосована до нотаріусів стаття 19 Закону, що стосується плати за доступ до персональних даних.

ч. 4. ст. 24 Закону України «Про захист персональних даних» фізичні особи - підприємці, у тому числі лікарі, які мають відповідну ліцензію, адвокати, нотаріуси особисто забезпечують захист персональних даних, якими вони володіють, згідно з вимогами закону.

Так, під час здійснення своєї професійної діяльності на нотаріусів законодавством не покладено обов’язок ведення баз персональних даних клієнтів. Але, якщо нотаріуси формують справи на своїх клієнтів, які вони постійно оновлюють та підтримують в актуальному стані, такі справи є базою персональних даних та підлягають державній реєстрації.

Нотаріуси можуть обробляти персональні дані своїх працівників, клієнтів у базах персональних даних, однак, документи нотаріального діловодства та архів нотаріуса, визначені у статті 14 Закону України «Про нотаріат» не є базою персональних даних у сенсі Закону України «Про захист персональних даних» та не підлягають державній реєстрації.

  П’ятнадцята київська державна нотаріальна контора